STEP Modern Workplace: Wie Covid 19 unsere digitale Transformation beschleunigt hat

Wie die meisten Unternehmen in Deutschland, und wahrscheinlich auch darüber hinaus, waren wir von STEP zugegebenermaßen auch überrascht von der kurzfristigen und umwälzenden Wirkung, welche die Corona-Krise auf unser wirtschaftliches und gesellschaftliches Zusammenleben hatte. Was kurzzeitig wie ein singuläres Problem für stark globalisierte Unternehmen wirkte, wurde schnell zu einer Gefährdungssituation vor der eigenen Haustür, welche die nun allseits bekannten und munter diskutierten neuen Regeln und Verhaltensrichtlinien mit sich brachte.

Und da eine wesentliche Maßgabe nun einmal war bzw. immer noch ist, jeden vermeidbaren Kontakt auch entsprechend zu vermeiden, war schnell klar, dass dies bei STEP nicht optimal funktionieren kann. Zwar bietet unser Gebäude reichlich Platz, aber ganz aus dem Weg gehen kann man sich eben doch nicht immer. So wurde entschieden, dass zunächst ein Teil des Teams für absehbare Zeit im Homeoffice arbeiten sollte.  

Da sich ebenso schnell abzeichnete, dass sich zum einen die Situation nicht kurzfristig wieder bessern würde, und zum anderen der Kundenbesuch am Standort in den folgenden Wochen eine absolute Ausnahme darstellen würde, wurde eine Woche später ein Großteil des STEP-Teams ins Homeoffice entsandt. Dauerhaft im Stammsitz in Lörrach ist inzwischen nur noch eine kleine Rumpftruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, um unsere kaufmännischen und logistischen Prozesse in gewohnter Qualität aufrecht zu erhalten.

Die Herausforderungen …

Das klingt zunächst nach einem einfachen und klar strukturierten Prozess. In der Umsetzung war dies jedoch eine durchaus spannende organisationale Herausforderung. Der technische Prozess war hierbei der einfachere Teil: Durch unsere bereits zu Beginn des Jahres konsequent durchgeführte Veränderung der Arbeitsplätze hin zu einem Modern Workplace konnte jeder Mitarbeiter die notwendige Arbeitsplatzausstattung nach Feierabend bequem mit nach Hause nehmen.  

Schwieriger war die Veränderung in den Strukturen und Prozessen der Organisation. Die Arbeit im Homeoffice war zwar schon zuvor möglich, im gelebten Arbeitsalltag aber eher noch die Ausnahme gewesen. Im Zentrum der Arbeit stand, neben Terminen bei Kunden, immer der Arbeitsplatz bei STEP und damit der regelmäßige Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen, sowohl formal organisiert über Kommunikationswege und Meetings, als auch der informelle, spontane Austausch beim Mittagessen oder am Arbeitsplatz.  

Und auch wenn selbst bei uns nicht jedes Meeting zwingend notwendig gewesen wäre und nicht jedes Flurgespräch das Geschäftsmodell positiv vorangetrieben hat, war schnell klar, dass es für diese Veränderung nicht ausreichen würde, ein paar heimische Schreibtische mit Bildschirm und Tastatur zu bestücken.

… und unsere Lösung

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um diese Transformation zu bewältigen, war die interne Kommunikation und Zusammenarbeit über Microsoft Teams, die wir bereits seit mehreren Jahren gelebt und konsequent weiterentwickelt hatten. So mussten wir interne Kommunikationsstrukturen nicht von Grund auf "neu digitalisieren", sondern brauchten diese Digitalisierung "nur" zu intensivieren. Beispielsweise haben wir schnell die Meetings der Fach- und Führungsteams in Teams-Konferenzen gewandelt - einfach organisiert und protokolliert über die vorhandene und erprobte Teams-Struktur.

Natürlich ist hier auch die richtige Hardware entscheidend: Unser Modern Workplace basiert auf einem Microsoft Surface, mit dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von quasi überall arbeiten können, wo sich eine Gelegenheit zum Sitzen oder Stehen findet und wo ein kabelloser Internetzugang vorhanden ist. Wer also nicht gerade auf einem schwindelerregenden Gipfel, im tiefsten Wald, auf hoher See oder mit dem Regionalexpress unterwegs ist, ist quasi jederzeit arbeitsfähig. Dank USB-Headsets und unserer Swyx-Telefonanlage sind die STEP-Mitarbeiter telefonisch immer erreichbar. Für ein komfortables Arbeiten über längere Zeiträume lässt sich dieses Setup noch flexibel mit einem großformatigen Bildschirm sowie Maus und Tastatur erweitern.  

Was uns gefällt …

So gelingt es uns auch im Homeoffice – räumlich verteilt über die gesamte Region -, immer das Wesentliche im Blick zu behalten: die Themen und Anforderungen unserer Kunden. Über unser Ticket-System werden die Aufträge organisiert und überwacht, die Abstimmung gelingt über Teams oder auch mal klassisch per Telefon.  

Natürlich bringt diese neue Arbeitswelt auch ganz handfeste Vorteile mit sich. Gerade wer morgens auf dem Weg ins Unternehmen viel Zeit im Stau verbracht hat, freut sich über die entfallende Wegstrecke. Zudem bietet die Arbeit im Homeoffice die Gelegenheit, Beruf und Privatleben fließender miteinander zu vereinen. Ein gemeinsames Mittagessen mit der Familie oder etwas Unterstützung der Kinder bei den Hausaufgaben lässt sich einfacher mit dem Arbeitstag kombinieren, wenn man dafür nicht extra vom Büro nach Hause fahren muss.

Zudem ist es für alle spannend, die technologischen Möglichkeiten, welche wir vermehrt auch in Kundenprojekten anbieten und umsetzen, auch im eigenen Unternehmen täglich auf Herz und Nieren zu prüfen. Zwar war vieles - wie bereits erwähnt - schon eine Weile vorhanden. Doch eine Erprobung im eigenen Gebäude, bei der man den Kollegen im Zweifel immer noch persönlich zwei Türen weiter greifen kann, ist eben nicht dasselbe wie der "Ernstfall", in dem die Zusammenarbeit dann auch remote gelingen muss.

… und was wir vermissen

Sicherlich kommt gerade der spontane Austausch bei Remote-Arbeitsplätzen oftmals etwas zu kurz. Auch wenn wir über Teams, per Chat oder kurze Video-Calls weiter unkompliziert kommunizieren können, ersetzt es doch nicht immer die kurze Nachfrage beim Kollegen am Nachbartisch oder die Diskussion einer Idee bei einer gemeinsamen Tasse Kaffee. Umso wichtiger ist es, die digitale Kommunikation nicht nur als strenge Abbildung von Geschäftsprozessen zu verstehen, sondern auch Themen zuzulassen und sogar zu fördern, welche Abseits von Kunden, Projekten und technischen Herausforderungen stattfinden.

Ein Beispiel: Eine langjährig gehegte und gepflegte Tradition bei STEP ist das gemeinsame Feierabendbier am Ende jeder Woche. Und auch wenn innerhalb weniger Wochen eine geteilte Tüte Chips wie ein absurd riskantes Verhaltensmuster aus einer längst vergangenen Zeit wirkt, wollten wir dieses Ritual nicht einfach auf Eis legen. Darum gibt es jetzt jeden Freitag eine „digitales Feierabendbier“, wobei die Bezeichnung - zum Glück - etwas irreführend ist. Das Bier bleibt weiter physisch greifbar und vor allem trinkbar, aber das STEP Team schaltet sich vom heimischen Arbeitsplatz oder auch mal vom sonnigen Balkon per Videokonferenz zusammen.

Eine kleine und minutenschnell technisch umgesetzte Geste, die aber wesentlich dazu beiträgt, dass eine Remote Organisation keine schleichende Entwicklung zu einer Ansammlung von Einzelkämpfern auslöst, sondern man weiterhin ein Team bleibt, das eine erfolgreiche Woche gemeinsam ausklingen lässt.