Kennen Sie ZUGFeRD?
ZUGFeRD - schon gehört?
ZUGFeRD, das für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" steht, ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Es wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Format kombiniert die Vorteile eines maschinenlesbaren XML-Dokuments mit einem menschenlesbaren PDF-Dokument, wodurch es sowohl für die automatisierte Verarbeitung als auch für die manuelle Bearbeitung geeignet ist. Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“.
Wichtig: Ab dem 01.01.2025 gilt eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung - für Ausnahme- und Übergangsregelungen siehe weiter unten.
Warum sollte ich mich damit befassen?
Ab dem Jahr 2025 tritt eine bedeutende Änderung in Kraft: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen. Diese Rechnungen müssen zudem der Norm EN 16931 entsprechen. Diese gesetzliche Vorgabe soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen verbessern und den papierlosen Büroalltag fördern. Das ZUGFeRD-Format erfüllt diese Norm und wird daher eine wichtige Rolle in der Umsetzung dieser neuen Vorschriften spielen.
So funktioniert ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem maschinenlesbaren Anhang, der strukturierte Daten im XML-Format enthält. Die Rechnungsdaten sind in beiden Teilen der Datei enthalten.
Hintergrund
Das ZUGFeRD-Format, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), bietet kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung seit 2014 eine einfache und effektive Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem maschinenlesbaren Anhang im XML-Format, in dem alle strukturierten Rechnungsdaten enthalten sind. Diese innovative Kombination ermöglicht eine automatische Erkennung der Rechnung durch den Empfänger und eine direkte Übernahme der Inhalte in die Buchhaltung.
Die aktuelle Version, ZUGFeRD Version 2.2, steht auf der Website von FeRD zum kostenfreien Download bereit und unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse. Im Vergleich zu herkömmlichen PDF-Rechnungen bietet ZUGFeRD entscheidende Vorteile.
Automatische Erkennung: Der Empfänger kann eine ZUGFeRD-Rechnung automatisch erkennen und in seine Buchhaltungssysteme integrieren.
Strukturierte Daten: Dank der strukturierten XML-Daten können die Rechnungsinhalte direkt und fehlerfrei übernommen werden, was die manuelle Dateneingabe reduziert und die Prozesseffizienz steigert.
Menschenlesbare PDF-Version: Die PDF-Komponente von ZUGFeRD dient als rechtsgültiger menschenlesbarer Beleg, der sowohl für interne Zwecke als auch für Betriebsprüfungen verwendet werden kann.
ZUGFeRD ergänzt bestehende EDI- und Branchenstandards, anstatt sie zu ersetzen, und bietet eine kostengünstige Möglichkeit für den strukturierten Datenaustausch. Im Vergleich zur XRechnung erlaubt ZUGFeRD eine größere Flexibilität bei den Übermittlungswegen und unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen an die moderne elektronische Rechnungsstellung effizient zu erfüllen.
Vorteile von ZUGFeRD
- Rechtskonformität: Durch die Nutzung von ZUGFeRD können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
- Effizienzsteigerung: Die maschinelle Verarbeitbarkeit der Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.
- Kosteneinsparungen: Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Elektronische Rechnungen werden schneller bearbeitet und bezahlt, was die Liquidität der Unternehmen verbessert.
Übergangsregelungen
Unternehmen in Deutschland stehen vor neuen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung, die schrittweise ab dem 1. Januar 2025 eingeführt werden. Bis zum 31. Dezember 2026 bleibt es Unternehmen erlaubt, Papierrechnungen zu versenden. Elektronische Formate wie PDF bedürfen jedoch der Zustimmung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem B2B-Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtend E-Rechnungen versenden. Kleinunternehmen erhalten eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027, um sich auf die neuen Anforderungen einzustellen.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, was eine gewisse Flexibilität für bestimmte Transaktionen bietet. Diese Regelungen sollen die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erleichtern und gleichzeitig die Effizienz im Rechnungswesen fördern
Was mache ich, wenn ...
... meine Buchhaltungssoftware keine ZUGFeRD-Dateien erzeugen oder lesen kann? ... oder die ZUGFeRD-Implementierung Ihrer Buchhaltungssoftware zu kostspielig ist?
Über eine cloudbasierte Lösung sind wir bei STEP in der Lage, ZUGFeRD-kompatible E-Rechnungen deutschlandweit zu erstellen und sogar zu versenden. Damit ist es auch möglich, ZUGFeRD an Ihr bestehendes Rechnungssystem anzubinden oder sogar noch weitergehend zu implementieren. Mittels einer Prüfung vorab können wir klären, welche Schnittstellen genutzt werden können, welche Systeme kompatibel sind und in welcher Form die Anbindung umgesetzt werden kann. Unsere Software-Entwicklung berät Sie gerne und erstellt vorab einen detaillierten Plan zur Umsetzung.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Analyse des bestehenden Softwareumfeldes
- Integration der ZUGFeRD-Anbindung
- Funktionstest für Import/Export gemäß Spezifikation
- Dokumentation
Weitere Informationen anfordern
Sie haben Fragen zur ZUGFeRD-Anbindung für Ihr Unternehmen? Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf!
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