E-Mail-Signaturen sicher im Griff mit CodeTwo

22.01.2024 18:01 Uhr (Kommentare: 0)

Haben Sie schon einmal mit der Outlook-internen Funktion eine ansprechende Signatur anlegen wollen? Und haben dann festgestellt, dass die Layoutmöglichkeiten doch etwas eingeschränkt sind? Und dass Sie die Signatur auf einem zweiten Gerät noch einmal erstellen müssen? ... und dann haben Sie bemerkt, dass die Signaturen, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfügen, jeweils anders aussehen? Das war dann vermutlich der Moment, in dem Sie sich wünschten, es gäbe da ein Tool, mit dem man Signaturen zentral anpassen, steuern und verwalten kann.

Das Schöne ist: So ein Tool gibt es, und wir stellen es Ihnen in diesem Blogeintrag vor.

Signaturen - oft das unterschätzte Aushängeschild Ihres Unternehmens

Der E-Mail-Signatur wird oft wenig Aufmerksamkeit geschenkt - völlig zu Unrecht, wenn man bedenkt, wie viele E-Mails jeden Tag Ihr Unternehmen auf dem Weg zu Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden verlassen. Mit jeder Nachricht hätten Sie die Möglichkeit, Ihre Marke, Ihr Unternehmen, Ihre Webseite, aktuelle Informationen und vieles mehr an diese Empfängerinnen und Empfänger zu verteilen.

Nutzen Sie daher die Möglichkeiten, welche eine E-Mail-Signatur zu einem echten Aushängeschild für Ihr Unternehmen machen:

  1. Erster Eindruck: Die E-Mail-Signatur ist oft der erste visuelle Eindruck, den Empfänger von Ihrem Unternehmen erhalten. Ein professionell gestaltetes Signaturlayout vermittelt sofort Seriosität und Sorgfalt.

  2. Markenrepräsentation: Die Signatur dient als visuelles Element Ihrer Unternehmensmarke. Ein einheitliches und ansprechendes Branding in der Signatur stärkt die Wiedererkennung und trägt zur Konsistenz der Markenrepräsentation bei.

  3. Kommunikationsstandard: Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur setzt einen Standard für die Unternehmenskommunikation. Konsistente Signaturen vermitteln Professionalität und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter einheitlich auftreten.

  4. Rechtliche Compliance: Die Signatur kann rechtlich relevante Informationen wie Haftungsausschlüsse oder rechtliche Hinweise enthalten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in der E-Mail-Kommunikation trägt zum Schutz des Unternehmens bei.

  5. Marketingmöglichkeiten: E-Mail-Signaturen bieten Raum für Marketingelemente wie Werbebanner, Aktionen oder Veranstaltungshinweise. Dies ermöglicht eine subtile Integration von Marketingbotschaften in den täglichen Kommunikationsfluss.

Was kann CodeTwo Email Signatures 365?

Das Kernfeature von CodeTwo Email Signatures 365 ist die zentrale Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 - mit einem modernen WYSIWYG-Editor, über den Sie Bilder und Links einfügen können und mit dem sich auch komplexere Layoutaufgaben lösen lassen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets professionell aussehende und einheitliche Signaturen verwenden.

Doch CodeTwo Email Signatures 365 kann noch mehr - über Platzhalter können Sie beispielsweise Benutzerfotos aus Microsoft 365 übernehmen sowie weitere Platzhalter für Informationen Ihres Unternehmens oder der jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer wie bspw. Telefondurchwahlen. Weiterhin können Sie über eigene Regelsysteme detailliert festlegen, wie welche Signaturen versendet werden, beispielsweise:

  • unterschiedliche Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten (Antworten/Weiterleitungen)
  • unterschiedliche Signaturen für interne und externe E-Mails
  • unterschiedliche Signaturen je nach Benutzer oder Abteilung
  • unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Zielgruppen
  • E-Mail-Signaturen in verschiedenen Sprachen
  • E-Mail-Signaturen mit vorgefertigten Antworten als Vorlagen

Schnell implementiert, einfach administriert

CodeTwo Email Signatures 365 ist einfach zu implementieren und erfordert keine speziellen technischen Kenntnisse. STEP unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und stellt sicher, dass Sie alle Funktionen optimal nutzen können.

Preise CodeTwo Email Signatures

Anzahl User/Lizenzen

Kosten pro User/Lizenz (jährlich)

Gesamtkosten (jährlich)

10

14,69 €

146,88 €

50

14,53 €

726,25 €

100

13,28 €

1.328,40 €

200

11,36 €

2.272,59 €

Hinweis: Nettopreise zzgl. Mehrwertsteuer, Stand Januar 2024

Fazit: Günstiges Werkzeug für eine professionelle Außendarstellung mit transparentem Preismodell

Mit Email Signatures 365 stellt CodeTwo ein günstiges Werkzeug bereit, mit dem sich zum einen viel Zeit sparen lässt, und mit dem man zum anderen die Außendarstellung des Unternehmens (im Bereich der E-Mail-Kommunikation) sehr schnell auf ein professionelles Niveau heben kann. Wer möchte, kann dann mit weiterführenden Automatisierungen, Marketingfunktionen und Umfragen noch mehr aus der betrieblichen E-Mail-Kommunikation herausholen.

Auch das Preismodell ist einfach und transparent - bezahlt wird nach der Anzahl benötigter User bzw. Lizenzen, wobei das Ganze dann nach Menge gestaffelt jeweils günstiger wird. Nimmt man bspw. die Kosten für 10 Lizenzen, so kostet Email Signatures 365 nicht einmal 150 € (netto) im Jahr - diese Investition dürfte man ziemlich schnell wieder eingespielt haben.

Funktionen von CodeTwo Email Signatures für Microsoft 365 und Office 365 im Überblick

  • Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen
  • Zentrale Verwaltung automatischer Antworten und Abwesenheitsnachrichten
  • Unterstützung für Azure AD und Benutzerbilder
  • Umfangreicher HTML-Editor für Signaturvorlagen
  • Eingebettete Grafiken in E-Mails
  • Unterstützung für Logos, Banner, Social Media-Buttons
  • E-Mail-Marketing und E-Mail-Analysen
  • Erweiterte Sicherheit und Datenschutzfunktionen
  • Komfortable Preview-Funktionen

Weitere Informationen anfordern

Sie haben noch Fragen zu Email Signatures 365 oder wünschen ein individuelles Angebot? Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf!

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